Control de Caja

Utilizando esta opción el usuario creará las cajas utilizadas como puntos de venta, dentro del negocio. Este control incluye la apertura de caja antes de realizar ventas, consulta y reporte del arqueo de la caja con sus movimientos de dinero según los ingresos y salidas.

Autorización de Proformas

Esta opción es necesaria para aquellas proformas que a disposición de la gerencia sean autorizadas o denegadas mediante algún funcionario del departamento de crédito de la empresa, previo a la facturación. En la sección de parámetros se determinará qué tipos de proformas deben ser autorizadas.

Control de Bodega

Este control es necesario para que el encargado de despachar la mercadería verifique las existencias de los artículos solicitados en las proformas, previo a la facturación. Este control también es configurable a través de los parámetros para indicarle al sistema si se activa o no.Este proceso le permite registrar depósitos de acuerdo a los Documentos de Cuentas x Cobrar y los gastos.

Proformas

Utilizando esta opción el usuario ingresará las proformas a facturar, dentro de los principales campos destacan:

• Bodega
• Cliente
• Vendedor
• Tipo de proforma (Ventas o Servicios)
• Forma de pago
• Precio de ventas
• Porcentaje de descuento

Proformas

Las proformas cuentan con un detalle de los artículos a vender, otro detalle para ingresar los artículos que son ingresados para su reparación esto según el tipo de proforma. Los artículos pueden ser ingresados mediante la digitación del código utilizando el teclado o bien a través de un lector de códigos de barras para ir completando el detalle de artículos a facturar. En el detalle de los artículos se podrán reservar aquellos que el usuario considere necesario, disminuyéndolos así de la existencia disponible. Al grabar la proforma el sistema preguntara si la proforma queda registrada para posterior uso o bien pasarla a facturar o las controles antes descritos si están activos desde parámetros del sistema. Las proformas quedan asignadas al vendedor que las ingresa y solo él o un usuario superior configurado en la seguridad del sistema podrá utilizar estas proformas. Además esta opción cuenta con la posibilidad de generar la proforma vía correo electrónico para ser enviada al cliente, generarla a Microsoft Word para realizar los ajustes necesarios, se podrán copiar de una existente a una nueva.

Facturas

Indicando el número de proforma el sistema le detallará la información de la proforma, permitiéndole modificar el detalle de los artículos a facturar o bien si el usuario así lo dispone podrá iniciar una factura sin proforma, de esta forma deberá de indicar la información requerida para la emisión de la factura. En caso de las ventas de contado el sistema mostrara el control de caja para solicitar la forma de pago a utilizar para la cancelación de la factura, el usuario podrá intercambiar entre tarjeta de crédito, cheque, efectivo tanto en colones como en dólares, además notas de crédito que el usuario tenga a su favor para ser acreditadas en la venta, finalmente le mostrar el monto del vuelto si corresponde. En la sección de parámetros se le indicará al sistema el tipo de factura a utilizar si formulario pre impresa o bien rollo continuo.

Anulación de Facturas

Indicando el número de factura el sistema le detallara la información de la factura, el usuario podrá indicarle al sistema que se hará reintegro de dinero.

Notas de Crédito

Mediante el número de factura el usuario indicará a que factura se le aplicará un crédito, la información correspondiente de la factura será mostrada, en el detalle de artículos el usuario indicará la cantidad que serán acreditados para ir formando el total de la nota de crédito.Además el usuario podrá indicar si la nota de crédito se registrara en cuentas por cobrar e indicar el tipo de movimiento que se realizara en el inventario ya que podrá seleccionar entre devolución de mercadería o bien mercadería dañada. Finalmente el sistema emitirá un comprobante de la nota de crédito realizada.

Consultas:

Consulta de Apartados y Abonos

Ingresando un número de proforma el sistema le detallara los artículos y los abonos realizados en el apartado.

Consulta de Estadística del Cliente

Seleccionando un cliente el sistema detallará las compras de contado y crédito realizadas en el período indicado por el usuario, además datos de última compra y artículos más comprados.

Reportes:

Todos los reportes cuentan con opciones de filtrado de información, ordenamiento de los datos, además con las opciones de generar la información hacia pantalla, impresora y Excel.

Precios

Lista de los artículos con sus ocho precios de venta, indicando el precio sin y con impuesto de ventas.

Proformas

Lista de las proformas y su estado, indicando la información resumen de la proforma, agrupado por vendedor.

Facturas

Lista resumen de facturación y su estado, indicando los montos de subtotal, descuento y total.

Notas de Crédito

Lista de notas de crédito de forma resumida o detallando los artículos acreditados.

Apartados y Abonos

Lista de las proformas en estado de apartado, detallando los abonos realizados.

Ventas

Reporte para el informe de ventas por periodo, indicando el monto gravado y exento, descuento, impuesto de ventas y total de la factura o nota de crédito.

Transacciones

Reporte detallado de la facturación, mostrando el cliente y vendedor así como el detalle de los artículos facturados.

Ventas por Vendedor

Resumen de ventas logradas por vendedor según el periodo indicado, mostrando el subtotal, descuento, impuesto y total.

Declaración de Ventas

Reporte que resume por cliente las compras realizadas.